“钉钉平台”助力学校管理信息化的实践研究

 

一、问题与挑战

学校管理信息化建设已逐步从注重物的建设向满足人的多样化需求和服务转变。因各方面原因，我校在信息化投入和软硬件的建设有所停滞，以传统纸质为主的管理方式带来文档统计烦琐、数据统计困难，流程管理迟滞，上下级沟通不畅、审批流程麻烦等弊端，而基于计算机的信息系统由于使用频次低，且需记忆账号密码、登录地址等使用上的问题，导致教师使用意愿低。学校管理的基础数据由于分散在不同的信息系统中，导致数据不一致，对学校的发展形成阻碍。学校经过反复比较权衡，最终选用阿里巴巴集团推出的“钉钉”办公平台作为学校教育管理移动信息平台，架构符合学校需求的办公系统，着力实现日常数据采集、管理流程改进、云端协同办公等一站式解决方案，推动学校管理信息化步伐，向管理科学化、数字化转变。

二、解决思路和实施方案

学校管理信息化的服务对象是参与教育教学活动的人群，其最终目的是以服务促质量，提升管理的效益。钉钉最初是专为企业组织打造的智能移动办公平台，2020年3月，钉钉提出“让工作学习更简单！”的口号，把功能拓展延伸到教育服务领域。在认真对比现有的各种第三方开放免费管理软件之后，学校选择钉钉助力学校管理信息化建设，基于该软件的五个特点：

1.云空间、云计算成为数字化刚需，在线化、数字化的工作学习方式成为常态；

2.钉钉是多端智能平台，现有的办公系统功能成熟，有助于全方位提升学校的沟通和协同效率；

3.学校统一管理钉钉账号，从登录验证到数据传输，用户信息安全和数据使用安全都有保障；

4.在移动端和电脑端可无缝衔接，能够轻松定制模块，满足日常工作场景；

5.作为开放的平台型软件，钉钉的数据迁移自由和应用方便。

【实施做法1】：实现精准沟通

因为钉钉以手机号码实名加入，同一组织架构内成员的通信方式公开，所以可以通过钉钉可以直接与单人或者多人进行网络、普通语音或者视频，电话联系，不需要逐一添加好友。钉钉还可以在架构内分设不同工作组，如班主任组群、教研组群、党员群、工会群、家长群等。工作群开展管理非常方便，通知信息通过“钉钉”一键直达，“已读、未读”情况能够清晰地显示是否被查看，简单高效，确保任务下达到位。另外，群内的聊天记录和文档允许近360天内查询，老师们再也不担心时间超过后自动清除的尴尬，重要的资料还可以备份，大大减轻手机的存储负担，确保沟通的资料长期有效。

【实践做法2】：高效协同工作

学校利用智能填表功能，开展学情调研。比如，针对调查有关线上教学的满意度，学校直接加入钉钉的全体学生和家长下发调查问卷，快到截止时间了，通过“ding消息”友情提醒未完成答卷的学生和家长，不用层层转发，确保调查的全覆盖。还可以使用钉钉办公“任务”应用，设定好各项子任务完成的时间及责任人。任务发起者只需查看任务清单，在不同时间节点各项准备工作谁完成了，谁没完成，一目了然，避免工作相互推诿，影响工作进展。利用钉钉文档的在线填报功能，由平台自动汇总各类数据，比如疫情防控期间，让学生填写疫苗接种情况并截屏上传疫苗接种证明，跟传统的回收纸质文档或个人通过网络上报后手动汇总相比，更加精准高效，协同办公的效率大大提升。

【实践做法3】：优化管理流程

教师的出勤管理是每所学校的必备工作之一。经过第三方程序开发，实现教师入校时，用手机钉钉扫描考勤二维码，钉钉平台将自动记录教师进校时间和离校时间，考勤打卡情况精确到分钟，一清二楚。利用钉钉的审批功能，完善请假登记的模板，优化请假审批流程，教师可以用手机或电脑在网上提交请假申请，由人事部门直接在网上审批，相关结果流转回个人，大大缩短审批时间。每月结束，钉钉平台的出勤情况还可以自动月汇总，直接下发到每位老师，相比以往手工汇总再统计公布的烦琐过程，真正做到快速、公平和公开。

【实践做法4】：盘活共享资源

钉钉的共享文档功能可以让不同权限的老师或查看或编辑，共享学习心得和工作体会。学校开展成长导师制，通过团队文件发布成长导师的工作日记，各学科成长导师可以用“在线编辑”功能，及时记录结对指导情况，简化下载上传转发的流程，透过对学生的思想引导、心理疏导和生涯规划指导，及时地每个学生的辅导信息，更好地追踪学生的成长轨迹，提高了交流的效率。学校还将常用的公共文档、制度、公示、视频教学资源等长期存放在云盘，教师和学生都随时根据权限在云盘上查找；教师把相关资料上传至钉盘相应文件夹中，既可以共享教学资料，也便于学校在线检查。100G的钉盘空间，不受时间、空间、人数、设备终端的限制，允许老师们多人同时查看，还可以设置只读、水印等权限功能，确保保证资料的安全可控。

【实践做法5】：加强家校互动

钉钉建立班级群后，可以强化聊天功能的管理，主要由班主任和教师发布通知信息，避免灌水贴影响工作布置。班级通讯录进行安全和隐私设定，家长电话号码只有本班教师可见，家长可以看见学校管理团队教师的工作电话，有问题直接与学校教师在钉钉平台上进行交流。学校分管年级的行政有权限查看本年级学生家长的电话，紧急或重要问题可以直接通知家长，不需要通过班主任逐个查找。钉钉的直播功能除了应用于线上教学，还可以召开云端家长会，方便家长及时了解各方面成长情况，家长观看云课堂视频，不断更新家庭教育理念，通过每日打卡和家校通知，更全面认识孩子的在校表现。钉钉打造了学校与家长新的互动平台，促进家校交流与合作。

三、实践成效

经过一段时间的实践，我们感到应用钉钉软件，有效地改善了学校的管理效能极大地推进了学校信息化建设。钉钉不仅仅给学校引入了一个教育管理平台，激发师生员工主动参与信息化建设的乐趣，更进一步促使我校跨入了“云数据”和“移动办公”新的发展时代。

1.流程管理扁平化，解决执行落实不到位的问题。通知和文档资料实现按需推送，不再以群聊的方式呈现，避免信息全员“轰炸”，确保任务精准下达。学校的审批流程得到减化，各部门负责人可随时随地了解请假差旅、领用物资、请购物品，在线报修等事务，即看即批，责任到人。涉及跨部门的工作，通过钉钉，建立“并行”“串行”的落实机制，办公无纸化成为教师们的共识，改变了过烦琐、等待漫长、成本高的弊端，初步实现管理的扁平化。

2.数据治理科学化，解决数据规范性不够的难题。利用钉钉办公平台进行学校管理，优化了学校“教、学、管、考”核心业务流程，积累了学校发展、师生成长的常态化数据，满足了学校管理标准化、系统化、网络化的要求，搭建了一个即时性、个性化、互动式的管理平台，为学校管理者决策提供了可靠的数据信息，让学校管理变得更加高效和智能。

3.工作安排人性化，解决办公效率不高的难题。“再不会找不到工作群了。”“学校工作公开透明了好多。”“文件不会过期了，还可以分类查找聊天文件。”“生活和工作分开处理，互不干扰，真好！”随着对钉钉使用的深入，教师们对钉钉的认同度越来越高，重要工作安排一键传达到具体负责人，系统自动提醒内容、时间和地点，统计完成任务的情况，确保了即时性与真实性，让繁杂的日常管理井井有条，多了一些人文关怀。

四、创新点

1、钉钉作为一个基础平台，不仅提供基本的即时通信服务，还具有十分丰富的API 接口十分丰富，学校通过定制开发将管理系统的应用集成到钉钉中。本案例中，学校自主开发基本钉钉平台的考勤功能，客户端直接调用钉钉的原生控件，用手机扫描二维码，自动记录出缺勤信息，添加请假事由的备注。钉钉平台支持教师查询，自动进行考勤信息月汇总，并将结果直接下发到每位老师，真正做到快速、公平和公开。

2、学校教育管理的功能需求除着课改深入不断发生变化，使用钉钉可以方便的定制钉钉工作组件。日常办公中的报修、请购、领用、请假等功能，均可钉钉中实现，不仅作为钉钉原有功能的补充，并深度融合钉钉的核心钉消息功能，让任务安排通过DING消息进行传达。各功能模块基于钉钉平台，能够简化应用开发，并提供各手机平台一致的访问体验，满足学校在移动办公、数字化校园和家校沟通等方面的需要。

3、学校内部办公需求从传统纸质、群聊等媒介转移到信息管理系统。针对办公室电脑使用相对较少，智能手机已普及使用的现状，启用移动 APP 解决办公问题势在必行。考虑到易用性及减少开发经费投入，选用开放软件平台钉钉，对学校需求进行功能开发，实现更低成本、更高的易用性。

五、反思与展望

“互联网+”时代，通过推进学校管理信息化，实现学校管理流程再造，甚至学校的组织重构是建立现代化学校过程中绕不开的话题。

在积极打造学校管理信息化平台时，我们不断思考和探索钉钉平台的功能定位。作为共享、开放、免费的社会资源，钉钉除了可以让学校减少信息化平台开发的成本投入，还集中体现以下特点：（1）成为与内部沟通有效、外部沟通便捷的沟通平台和组织架构；（2）可以灵活地修改模板，方便学校根据需要建立规范、高效、人性化的管理审批流程；（3可以利用钉钉的接口功能，根据学校的应用需求，针对性地开发第三方应用，为管理者减负并提供分析、监测功能；（4）实现立智能化和个性化的信息化管理，直视学校管理盲点和弱点，逐步沉淀自身的数据资源，促进长期、动态数据分析。

当然，根据学校未来人才培养的要求，钉钉软件还需要完善功能，比如钉钉在线课堂用于线上教学非常方便，但是作业批改功能有待改进，每天常态化用钉钉收集批阅作业还存在诸多不便；钉钉云课堂支持的试题类型比较少，易用性方面不够好，数据管理还有待优化。我们期待钉钉软件能够不断迭代更新，直至成为知识创新和知识管理的有效工具，助力学校建设和谐开放、灵活多元、富有生机的未来学校生态。